檔案管理問題
在一個專案規模越來越大時，有必要設計出一套管理檔案的邏輯，否則時間都拿去整理檔案實在是太麻煩了，和小組成員討論出一項大家都能接受的方案。
臺中科大重設計專案中，和成員討論出來的檔案整理方案好的檔案管理達成哪些事情？
為了不浪費時間成本，使用以下幾個出發點來規劃檔案整理的方式。
- 規範 - 減少和團隊溝通、找尋檔案花費的成本
- 歸檔 - 記錄版本與更動
- 備份 - 避免遺失資料
整理檔案六步驟
五步驟歸納檔案基本使用五個層級的資料夾做分類。
- (用途) - 個人、工作。
- (領域) - 平面設計、插畫、攝影、建模、寫作。
- (單位) - A比賽、B公司、C活動。
- (專案) - 與A公司合作，期間經歷了 A, B, C 專案。
- (細節) - 專案的細項，常見有合同、製作檔案、參考資料、討論過程……等項目。
- (備份) - 備份在安全的地方，這裡推薦使用新版的 Google Drive 同步軟體。
檔案命名
清楚補充檔案的各項資料，以便了解和辨別。
五步驟歸納檔案日期_版本_項目名稱_更動內容_編輯人
20201102_v3-2_識別手冊_新增色彩規範_黃OO.ai
檔案管理命名小撇步
使用英文 (ASCII編碼內字元)
- 讓不同語系的人也能閱讀。
- 些許程式處理中文檔案會因編碼不同而導致出錯。
(現在幾乎沒有軟體會出現這樣的差錯，斟酌狀況使用。)
善用開頭第一字元來管理檔案順序
使用命名來排序會以：數字 → 英文a~z 來排列清單。
因此可以善用開頭第一個字母來安排檔案的順序，範例如下：
1_Design
2_Paint
3_Photography
不使用空格、大寫、特殊字元
不在檔案名稱中使用空格、特殊字元、易解讀錯誤字元，如：「. ” / \ : ; | = , < ? > & $ # ! ‘ { } ( ).oO0」。
- 空格難以被判斷數量。
- 瀏覽器會將空格字元轉換為「%20」字串導致出錯
- 些許程式語言、命令列介面會需要使用特殊字元、空格來執行功能，使用空格會導致出錯。
- 避免在大小寫敏感的環境造成混亂，(如：是About還是about？統一使用小寫，就沒有以上問題。僅限於檔案命名，如果軟體支援還是善用大小寫，有助於閱讀性，如：圖層命名。)
設計檔和素材盡量分離
許多軟體都有嵌入素材的功能，建議移交印刷時再嵌入，如果檔案管理做得好就不用怕圖檔遺失的問題。主要有以下幾個優點：
- 原始圖檔好找，可能其他地方也要用到這些圖片，嵌入後仍要一個一個抓來輸出，分離就沒有這項問題。
- 同樣一張圖片可以被連結進多個設計檔，更少的檔案尺寸。
- 設計檔案不臃腫。
避免使用含糊的版本標註
常見的含糊的版本標註有如：
Final、Update、fix…… 不使用固定的形容詞來描述，使用正確的版本號加附註作了那些修改。
標註檔案版本
v 為 version 的意思，v1 = version 1，第一版。
設計開發時過程不一定是線性的，有可能會有版本A、版本B、版本C……
線性命名版本會是這樣：
v1、v2、v3 → v30
而有需要可以進一步這樣標註：
v1-1 → 版本1第2版
v1-5 → 版本1第5版
v2-1 → 版本2第1版
v2-1-4 → 版本2之3版之4版
當然版本標註太多層會很混亂，盡量三層以內就好。
語意化版本命名 Semantic Versioning
五步驟歸納檔案更進階一點可以參考隔壁工程師們的語意化版本命名。簡單來說這是一種命名方式標註開發的版本、功能、漏洞修復，或許可以參考這樣的命名規範。
最後提醒
一個完善的檔案系統是可被預測，易於學習的，維護需要使用者間的溝通協商。有時候人會犯錯、偷懶，都會慢慢增加後續維護整體專案的成本！參考本篇文章，制定一個團隊間的默契、規則即可。
參考資料